fbpx
Velg en side

Arendalsuka: Slik gjennomfører du en «vellykket» paneldebatt (som skaper synlighet for din bedrift)

Å bli synlig som bedrift kan handle om å sette dagsorden. En måte å gjøre det på er å arrangere en paneldebatt.

Follow this blog with Bloglovin

La oss her i dette blogginnlegget gi deg våre beste tips til hvordan du kan gå frem for å få på plass en viktig debatt (og gjennom dette oppnå synlighet for din bedrift). Det blir ikke alltid helt perfekt, men å komme helskinnet ut på den andre siden er også en del av jobben.

Casen vi benytter for å vise dette er debatten vår daglige leder Linn Husby prosjektstyrte og gjennomførte under Arendalsuka 2017.

Resten av blogginnlegget er ført i pennen av henne. Enjoy! 

Hilsen

Arendalsuka 2018

Arendalsuka 2018 og meg foran seilskutene i havna i min kjære hjemby Arendal. Kjør debatt!

 

– teamet

 

 

 

Linns sjekkliste for å arrangere en debatt som skaper synlighet for din bedrift:

Å være prosjektleder for gjennomføringen av en debatt under Arendalsuka 2017 lærte meg svært mye. Selv om debatten vår ble langt i fra perfekt, her er mine 9 viktigste sukesspunkter jeg i ettertid ser det er lurt å ha tenkt igjennom:

1. Få et budsjett for gjennomføringen

Det koster litt å ha gjester i en paneldebatt, leie av lokaler og transport og overnattingsutgifter til – fra. Det er lurt å få et budsjett å forholde seg til fra din arbeidsgiver helt fra starten. Sett opp noen anslag på hva du trenger, eller spør hva rammene du må forholde deg til er.

2. Få med deg en/flere samarbeidspartner(e)

Du får gjennomført prosjektet enklere hvis du har noen andre å lene deg på. Kartlegg hvem som kan være aktuelle. Deretter kontakter du dem. Si at du kommer til å gjøre mesteparten av arrangørjobben, men at de kan bli med og fronte arrangementet, bidra finansielt og delta med representanter i panelet.

3. Ring rundt til potensielle paneldeltakere

Pitch ideen din til mulige paneldeltakere før den er spikret. Du hører fort om deltakerne er interessert eller ikke. Dette forutsetter at du kjenner til diverse organisasjoner i Norge, og at samfunnsvitenskapen er nogen lunde tilstede. Du trenger ikke ha alt klart i denne fasen, men vit hva du ønsker og hva du ser for deg. Følg opp med mail i etterkant av hver telefonsamtale.

4. Få med en egen representant i panelet

En av grunnene til at du i det hele tatt arrangerer debatten er at du og ditt selskap skal profileres. Dette gjøres selvsagt med rol ups på stedet, Facebook-event og logoen plassert godt synlig på flyers og annet promoteringsmateriell. Men det er også viktig at du har med en representant fra din bedrift i panelet eller som ordstyrer. Dette skaper ytterligere synlighet (Prep vedkommende på forhånd hvis de er lite medievant)

5. Start minst 6 mnd før

Det trengs en del møter med samarbeidspartnere og deltakere i forkant. Disse kommer garantert med verdifulle råd/veiledning til deg. Sett av god tid til denne fasen, minst 6 mnd ført arrangementet starter. Regn med at din opprinnelige idee kommer til å utvikle seg underveis og «bli til» i denne fasen. Slipp kontrollen og hold heller kontroll på alle tøylene, slik at du samler disse til slutt.

6. Regn med at noen avlyser

Uventede ting skjer, derfor vil sannsynligvis en del av prosjektet rakne, om det så er samarbeidspartnere eller paneldeltakere som avlyser. Det er viktig å starte i god tid med planleggingen, og at du har en backup hvis noe skulle skje.

7. Video, SoMe og annonsering

Vit hva som skal skje og hvordan du vil profilere det hele. Skal det Live-streames? Hva skal publiseres før, underveis og etter arrangementet? Skal det gjesteblogges eksempelvis? Pressemeldinger til media? Ha en plan klar for dette (deler av den kommer til å ryke eller bli endret, men det er verdifult å ha en kjøreplan å forholde seg til).

8. Sett opp tydelige konfliktlinjer

Når temaet skal debatteres er det viktig at ikke alle deltakerne er enige med hverandre. Det må være to fløyer: den ene mener en ting og den andre mener en annen ting. Dette er viktig for at debatten ikke skal bli kjedelig og at det faktisk er noe å debattere. Det er hverken morsomt eller interessant at alle i panelet er enige. Sørg derfor for at du har tenkt igjennom deltakernes roller og hvilke standpunkt de kommer til å stå for.

9. Vit hva som er hett tema

Dette er selvsagt lettere sagt enn gjort, men suksess handler ofte om å treffe riktig på en nerve eller noe som er i vinden akkurat nå. Vær derfor bevisst på hva som rører seg i samfunnet, vær politisk oppdatert og følg med. Bruk også dine egne interesser som utgangspunkt. Deretter er kluet å hekte dette på din bedrift og dens interesseområde.

Hvordan gikk det med vår debatt?

Her er et bilde fra paneldebatten Inbound Group (min tidligere arbeidsgiver) arrangerte, som jeg var initativtaker og prosjektleder for i 2017. Den ble avholdt i rådstuen til Mør biffhus i Arendal.

En ting er teorien. En annen ting er praksis. Nå har du fått teorien, så la meg her gi deg praksisen.

Her skal jeg kort fortelle hvordan gjennomføringen av debatten jeg var ansvarlig for forløp seg:

På den tiden jobbet jeg som senior prosjektleder hos Inbound Group, som er et markedsføringsbyrå som tilbyr inbound marketing for sine kunder.

Her er jeg og min kollega Camilla Visjø mens vi rigget klart for debatten.

 

 

Faktainfo

Navn: «Journalistikk + Markedsføring = sant»
Arena: under Arendalsuka 2017.
Deltakere/roller
 i panelet:
Arne Jensen, Generalsekretær, Norsk redaktørforening
Therese Manus, Daglig leder, Kommunikasjonsforeningen
Svein Arne Haavik: Innholdssjef, VG partnerstudio
Tor Magnus Kolflaath, Gründer, Inbound Group
Bente Kalsnes, Førsteamanuensis ved institutt for journalistikk og mediefag, Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA, nå OsloMet)
Jens Barland, Førsteamanuensis i medieledelse og innovasjon, NTNU (ordstyrer)
Hovedarrangør: Inbound Group
Samarbeidspartner: VG partnerstudio
Oppsummert om tema: Diskuterte forskjellen mellom content marketing og vanlig tradisjonell journalistikk.

Hva jeg tenkte i forkant:

Jeg visste at Arendalsuka arrangeres hvert år, og at dette er en arena der det å være tilstede og å bli sett på er blitt trendy blant Norges elite. De «kuleste» selskapene og de «kuleste» personene knyttet til politiske avgjørelser i Norge er på Arendalsuka. For enkelte bedrifter har dette blitt en arena de ikke har råd til å ikke være på. Du er noe hvis du er på Arendalsuka (helt objektivt).

Selv om denne arenaen er litt på siden av det min daværende arbeidsgiver Inbound Group gjør og bransjen de opererer i, ville jeg at de skulle ta en plass som det beste inboundbyrået i Norge. Da må du være der de beste bedriftene og politiske samarbeidspartene er og opererer.

Pitch av ideen til arbeidsgiver:

Jeg var initiativtaker til debatten og pitchet ideen på et morgemøte (faktisk på min første dag som ansatt), og ble etter det (plutselig!) ansvarlig for prosjektet. Ideen var at vi laget en debatt om content marketing vs journalistikk, siden jeg selv har jobbet i begge leier. Jeg så likhetene og ulikehene, samtidig som dette skiftet henger sammen med endringene i journalistikken og tap av arbeidsplasser over til markedsførings- og kommunikasjonsbransjen.

Pitch av ideen til deltakere/samarbeidspartnere:

Siden jeg har jobbet som journalist, tok jeg kort tid etter møtet noen raske telefoner til personer som jeg anså kunne være mulige paneldeltakere. Det var den første lakkmustesten i om dette kunne bli noe av, og responsen jeg fikk (som både overrasket og overbeviste meg) var utelukkende positiv fra de jeg kontaktet da de hørte hvilket tema det var snakk om. Dette synes folk var spennende. Deretter var det i gang med å arrangere møter med samarbeidspartnere. Vi var innom flere andre samarbeidspartnere, før vi fikk landet avtalen med VG partnerstudio. På dette tidspunktet hadde jeg fått med meg en annen kollega til å hjelpe til med gjennomføringen, og hennes nettverk bidro positivt.

Finansiering:

Det vi ikke hadde tenkt på i forkant, var at dette ville koste noe. Vi hadde ikke noe budsjett å forholde oss til. Min arbeidsgiver var ikke særlig interessert i å betale noe for det hele, men dette løste vi med å legge gjennomføringen opp til oss, og det finansielle opp til samarbeidspartner.

Booking:

Underveis i prosessen må du sjekke mulige steder å arrangere selve debatten. Jeg nytte godt av at jeg er lokalkjent i byen, og tok kontakt med et sted jeg visste om som ikke ville bli så dyrt. Lokalkunnskapen fikk jeg også bruk for i form av å ordne med parkeringsplasser til paneldeltakerne og diverse annet ved ankomst. Dette gikk overraskende knikefritt, men du må ta kontakt med mulige bookingsteder, bli enige om pris med innehaver og avtalevilkår. De første telefonene og mailene kan du gjøre for å forhøre deg om hva som er ledig og til hvilken pris, og når alle deltakerne har bekreftet kan du begynne å booke. Vi tok selvfølgelig også kontakt med Arendalsuka og fikk vår debatt godkjent i programmet der.

Slik så vår Facebook-event ut. Dette bildet la vi også ut på Instagram.

Video og SoMe:

En uke før debatten fikk vi en forespørsel fra noen om debatten vår kom til å bli livestreamet. Det var en som ikke kunne være tilstede som spurte. For å være ærlig: vi hadde ikke tenkt på det. Løsningen ble at vi livestreamet via Facebook. Kamera vi brukte var min mobiltelefon satt opp på et stativ. Det gikk fint, men videoen forsvant litt i etterkant. Derfor kan det være en idé å sette opp en egen side for livestreamingen på forhånd med nedtelling til når debatten starter, og å teste dette ut. Det gir mer forutsigbarhet for de som skal se på hjemmefra.

Vi filmet debatten LIVE via Facebook. Som kamera brukte vi en helt vanlig mobiltelefon og det funket uten problem.

Vi hadde heller ikke en veldig klargjort plan på hva som skulle gjøres på SoMe. Vi satt opp et Facebook-arrangement for eventet. Vi fikk omtale fra en del av de andre i panelet på selve dagen som vi kunne videreformidle, blant annet fra Kommunikasjonsforeningen. Deretter live-tweetet vi fra selve arrangementet og la ut bilder på instagram. Dette kunne nok vært bedre planlagt fra vår side, men det er også grenser for hvor mye av dette som kan planlegges ved første gjennomføring. Da handler mye om å få den første erfaringen som skal til for å kunne gjennomføre noe slikt på nytt.

Selve debatten:

Konfliktlinjene i debatten var lagt opp slik at Haavik i VG Partnerstudio og Kolflaat i Inbound Group på den ene siden representerte content marketing-siden og Jensen i Norsk redaktørforbund representerte journalistikken. Deretter hadde vi Manus i Kommunikasjonsforeningen og Karlsnes som de nøytrale og nyanserende.

Linker til mer detaljert om debatten og hva som ble debattert:
Selve arrangementet (arendalsuka.no)
Arendalsuka 2017: Er kommersielt innhold den nye kvalitetsjournalistikken?

Oppfølging i etterkant:

Her gikk vi i fella å legge alt fra oss så snart debatten var vel gjennomført. Vi var glade for å ha «overlevd», fikk noen klapp på skuldra og det ble liggende med det. Fort gjort! Det vi burde gjort var og sette oss ned og evaluere deltakelsen, lærdommene og om vi eventuelt kunne brukt disse lærdommene til å arrangere en ny debatt til neste år, eller å arrangere debatter på andre arenaer. Vi visste så utrolig mye mer nå om det å være tilstede på et stort arrangment og det å arrangere en debatt nå. Sett i ettertid, burde vi altså aktivt brukt denne kunnskapen til å utvikle nye konsepter for tilstedeværelser for bedriften i det offentlige rom eller på andre arrangementer, som for eksempel på Social Media Days og lignende.

Tall:

Her skal jeg vise litt tall for å illustrere synligheten vi oppnådde:

Live-Video:

antall visninger (views) = 1.2 k (1200 visninger)

antall nådde (reach) = 4600 + personer

Arendalsuka 2017: Er kommersielt innhold den nye kvalitetsjournalistikken? (Oppsummerende blogginnlegg om debatten):

Antall reach: 3900 + personer

Alle pynter seg med «Content Marketing» (Gjesteblogginnlegg)

Antall reach: 1600 + personer

Antall gjester som kom på selve arrangementet:

40-50 stykker.

Vi hadde med vilje valgt et lite lokale. Grunn: Det er bedre å ha et lite lokale som blir fult enn et stort som ser glissent ut hvis 50 personer kommer.

Oppsummert, synlighet:

  • Videoposten og innleggene har en høyere reach og visning enn andre Facebook-poster fra selskapet.
  • I etterkant fikk daglig leder henvendelse om betalt foredrag om Inbound Marketing.
  • Det kom inn påmeldinger til frokostseminar om Inbound marketing fra regionen (blant annet fra Risør).
  • Det kom ingen presseomtale om arrangementet, men dette var nok også fordi vi ikke jobbet spesifikt med dette.

Det er vanskelig å gjøre en nøyaktig analyse av hvor mye debattens synlighet genererte.

Konklusjon

Med få midler, et lite kontaktnettverk og at du ikke er redd for å ta noen telefoner til folk og spørre de rett ut «Kan du tenke deg å stille i en debatt om —-» kan du komme veldig langt, samt oppnå verdifull synlighet for din bedrift. Debatten ble gjennomført og det dukket opp mange tilskuere. Ting kan alltid bli bedre. Men nå har du lagt et grunnlag organisasjonen og du selv kan bygge videre på.

Min største lærdom

Skulle jeg gjort dette igjen hos en arbeidsgiver ville jeg vært mye klarere på følgende: Å avklare på forhånd om det er et satsningsområde for bedriften å være synlige på flere slike lignende offentlige arrangementer etterfølgende. Hvis du vet at kan få bruk for kunnskapen igjen, får du en dypere intensjon og større motivasjon for hvorfor du egentlig gjør dette: for å lære og forbedre til neste gang. Det er ikke vits i å bruke mye ekstra tid og ressurser på et prosjekt som blir glemt rett etterpå fordi bedriften ikke prioriterer å være synlig på offentlige arrangementer.

(Hvis dette er uklart, ta ansvar selv ved å si: Jeg vil gjerne gjøre dette, og brenner for det, men en forutsetning for at jeg skal gjøre det siden vi ikke har gjort mye av dette før, er at vi setter oss ned i etterkant og evaluerer gjennomføringen slik at vi kan bruke lærdommen senere.)

Vi kunne også vært flinkere til å lage pressemeldinger om arrangmentet i forkant og sendt dette ut i til media.

Håper likevel denne rapporten var innsiktsfull og kanskje også lærerik? Har du noen innspill på andre ting som er viktige for å skape synlighet for bedrifter? Hører gjerne fra deg i kommentarfeltet.